Você já se perguntou quem está por trás da organização da sua sala? Ou quem garante que sempre tenha café fresco pela manhã? Estas responsabilidades, normalmente desempenhadas por empresas externas, são conhecidas como serviços de facilities. Elas satisfazem necessidades internas que não fazem parte do núcleo essencial do negócio. Se você ainda não está familiarizado com o termo “serviços de apoio”, continue lendo para obter mais informações!
Em termos simples, o conceito é traduzido em “facilidades” e envolve serviços relacionados com infraestrutura, como limpeza, segurança e manutenção de edifícios, entre outros. De modo geral, abrange tudo o que contribui para simplificar as operações diárias da empresa, mesmo que não estejam diretamente relacionados à sua atividade principal.
Gerenciamento de facilidades ou Gerenciamento de Instalações
O termo “facilities” está inserido em um âmbito mais amplo internacionalmente conhecido como Gerenciamento de Instalações.
O Gerenciamento de Instalações (conhecido como Facilities Management em inglês) é um campo interdisciplinar que envolve a cooperação de espaços, infraestrutura, recursos humanos e organizações. Ele está frequentemente associado à gestão de serviços gerais em instalações, tais como edifícios de escritórios, estádios, escolas, centros de congressos, shoppings, hospitais, hotéis, entre outros.
Se você ainda não compreende completamente o conceito de “facilities”, não se preocupe! Continue lendo nosso texto para uma explicação detalhada sobre o significado do termo e como esse setor pode beneficiar sua empresa. Está pronto? Então siga conosco! 👇
O que é facilities?
O termo “facilities” teve origem nos Estados Unidos na década de 1960 e está geralmente relacionado à infraestrutura de uma empresa. A Organização Internacional de Normalização, ISO, define “facilities” como uma “função organizacional que integra pessoas, locais e processos com o objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do núcleo do negócio.”
Em termos essenciais, a área de facilities engloba serviços terceirizados. Isso significa que uma organização contrata uma empresa terceira para fornecer recursos humanos necessários para atender às demandas específicas, como serviços de limpeza ou segurança, por exemplo. O objetivo principal é otimizar e simplificar o dia a dia dos funcionários, permitindo que todos os esforços se concentrem nas atividades essenciais do negócio.
A área de instalações também pode ser dividida em duas categorias, que podem ser adotadas com base no tamanho da empresa e em suas necessidades:
Hard service: Estes são serviços que não podem ser facilmente interrompidos e estão relacionados à estrutura física da empresa. Geralmente, a manutenção desses serviços é regulamentada por leis devido à sua importância para a segurança do edifício. Isso inclui tarefas como manutenção elétrica e hidráulica, sistemas de combate a incêndio, entre outros.
Soft service: Estes são serviços que podem ser contratados e interrompidos conforme necessário, dependendo da demanda da organização. Exemplos incluem serviços de dedetização, refeições completas e recepção de visitantes.
No entanto, a definição do que constitui “facilidades” tem evoluído ao longo do tempo, principalmente devido aos avanços tecnológicos. Muitas empresas agora compreendem que “facilities” engloba todas as atividades de apoio que não estão diretamente relacionadas ao núcleo essencial do negócio. Isso pode incluir desde tarefas de manutenção predial e bem-estar dos funcionários até as tecnologias utilizadas nos processos diários, como sistemas de CRM e help desk.
Quando compreendemos o significado de facilidades, podemos discernir mais claramente os benefícios que ela oferece. Essa área desempenha um papel crucial tanto para grandes empresas, aliviando as preocupações com tarefas menores, quanto para pequenos negócios. Uma das maiores vantagens desse campo é a redução de custos, principalmente em relação às tarefas de baixa frequência.
Consequentemente, recursos e funcionários podem ser direcionados para áreas críticas para o sucesso da atividade principal, como vendas, marketing e CustomerSuccess. A gestão das atividades de suporte é delegada a empresas especializadas.
Além disso, empresas que oferecem serviços terceirizados costumam contar com equipes experientes e altamente qualificadas para executar essas tarefas. Sendo especialistas no campo, eles conseguiram um trabalho de excelência que, de outra forma, poderia passar desesperado.
Um ponto adicional a ser destacado é que, com o auxílio da área de instalações, é possível concentrar esforços no produto ou serviço central da empresa. Independentemente do tamanho do negócio, quando os gestores não precisam se preocupar com a execução e o acompanhamento de tarefas secundárias, podem direcionar seu tempo e energia para o desenvolvimento e aprimoramento da atividade principal.
No entanto, é importante salientar que, embora sejam tarefas de suporte, os serviços oferecidos pela área de instalações não devem ser subestimados. Afinal, eles desempenham um papel fundamental no funcionamento eficiente dos processos internos e na promoção do bem-estar no ambiente de trabalho.